Damit Ihre Rallye reibungslos stattfinden kann, sollten einige organisatorische Punkte im Vorfeld berücksichtigt werden. Hier sind ein paar Hinweise und Tipps, was Sie vor dem Rallye-Tag und am Rallye-Tag selbst beachten sollten:
Rallye vor Ort testen
Bevor die Rallye veröffentlicht und für die Rallye-Teilnehmenden zugänglich gemacht wird, sollte die Rallye von Ihnen vor Ort einmal selbst durchlaufen werden – am besten gemeinsam mit den beteiligten Einrichtungen:
- Testen Sie die Rallye auf einem iOS- und Android-Gerät
- Prüfen Sie die Wegzeiten zu den einzelnen Einrichtungen (gibt es in der Nähe öffentliche Verkehrsmittel, die die Rallye-Teilnehmenden evtl. nutzen und sich so die benötigte Wegzeit verkürzt?)
- Scannen und testen Sie die QR-Codes
Checkliste an Rallye-Teilnehmende austeilen
Etwa zwei bis drei Tage vor der Durchführung Ihrer Rallye sollten Sie die Checkliste austeilen, damit sich die Teilnehmenden auf den Rallye-Tag vorbereiten können.
Wichtig: Ergänzen Sie vor der Weitergabe noch die folgenden Informationen in der Checkliste:
- finaler Rallye-Code aus dem Planungstool
- Name und Telefon-Nr. der Rallye-Organisatoren. So wissen die Teilnehmenden, wer am Rallye-Tag ihre Ansprechperson ist und an wen sie sich bei Fragen und Problemen wenden können.
Bildmaterial für Öffentlichkeitsarbeit
Für das Anfertigen und die anschließende Veröffentlichung von Bild- und Videomaterial von Ihrer Rallye benötigen Sie das schriftliche Einverständis der Rallye-Teilnehmenden. Um das Einverständnis einzuholen, können Sie unsere Vorlage “Dokument Einverständnis Fotodokumentation” nutzen. Teilen Sie diese ca. zwei Wochen vorher mit dem Hinweis aus, diese spätestens am Rallye-Tag ausgefüllt und unterzeichnet wieder mitzubringen.
Lassen Sie auch uns an Ihrer Rallye teilhaben
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