Öğrenci Emma üç gündür kayıp. En yakın arkadaşı ve öğrenci arkadaşı Lara bile onun nerede olduğunu ya da başına ne geldiğini bilmemektedir. Emma birkaç etkinliğe katılmamıştır ve lisans programından Pia ve Jasper onun nerede ve nasıl olduğunu bilmemektedir. Lara, Emma için endişelenir ve onu bulmak için yardım ister. Bu, 17 Ekim 2023 tarihinde Fulda Uygulamalı Bilimler Üniversitesi Sağlık Bilimleri Fakültesi’nden yaklaşık 100 birinci dönem öğrencisinin Emma’yı arayışlarında üniversitenin danışmanlık ve destek hizmetleriyle tanıştıkları başlangıç noktasıydı. Üç buçuk saat süren miting boyunca miting katılımcıları üniversite kampüsü ve çevresindeki 15 istasyonu ziyaret etti.

Fulda Uygulamalı Bilimler Üniversitesi’ndeki Nebolus proje ekibi rallinin organizasyonunu üstlendi. Ralli gününden yaklaşık üç ay önce, ekip içinde ralli için ilk fikir alışverişleri yapıldı. Miting gününden iki ay önce planlara son şekli verildi ve üniversitenin potansiyel katılımcı bölümleriyle temas kuruldu. Daha sonra planlamanın ilerleyen aşamaları hakkında kendileriyle iletişim kurulmuş ve katılımcı uzman departmanlarla çevrimiçi olarak gerçekleştirilen üç planlama toplantısı düzenlenmiştir. Münferit uzmanlık bölümlerinin miting günü çalışanlar tarafından doldurulup doldurulamayacağı veya istasyonun kişisel etkileşim olmaksızın planlanıp planlanmayacağı önceden netleştirilmiştir.

İçerikle ilgili tüm koordinasyon çevrimiçi toplantılarda gerçekleşti: Hem Emma ve Lara hakkındaki hikayenin içeriği hem de bireysel istasyonlarda öğrencilerle etkileşimler tartışıldı. Bu toplantılar için proje ekibi, uzman birimlerin çalışanlarına beyin fırtınası için çeşitli materyaller sağlamıştır (bu materyaller talep üzerine tüm Nebolus Rallisi organizatörlerine sunulmaktadır). İlgili paydaşlar bir sonraki toplantıya kadar bu belgeler üzerinde çalışabilmiş ve daha sonra bunları proje ekibi ve diğer uzman merkezlerle paylaşıp tartışabilmişlerdir. Fulda Uygulamalı Bilimler Üniversitesi’nden proje ekibi, planlama süreci boyunca ralli günü istasyonları denetleyecek olan uzman departmanların çalışanlarına danışmanlık yapmak üzere hazır bulundu. Uzmanlık merkezlerinde planlanan etkileşimlere dayanarak, “Kayıp Kız” hikaye şablonunun sesli mesajları daha sonra uyarlanabilir. Rallinin başlamasından bir hafta önce yapılan son toplantıda, ralli gününün son organizasyon detayları ve cevaplanmamış sorular tartışıldı.

Kampüs mitingi için Sağlık Bilimleri Fakültesi birinci dönem öğrencileriyle e-posta yoluyla iletişime geçilmiştir. Miting, kampüs mitinginin programın başka bir bölümüyle aynı anda sunulduğu intibak haftasının bir parçası olarak gerçekleşti. Bu nedenle, bölümdeki tüm birinci dönem öğrencileri iki program öğesinden birine katılmak üzere rastgele dağıtılmıştır. Bir başka e-postada, öğrencilere tahsisatları ve ilgili program öğesinin ayrıntıları hakkında bilgi verildi. Kampüs mitingine tahsis edilen ancak mitinge katılamayan öğrencilerden proje ekibine e-posta göndererek kayıtlarını sildirmeleri istenmiştir. Öğrencilerle e-posta yoluyla kurulan iletişim sırasında Nebolus konsepti kabaca özetlenmiş ve öğrencilerden miting gününden önce Nebolus uygulamasını indirmeleri ve kampüs mitingi için miting kodunu girmeleri istenmiştir.

17 Ekim 2023 günü saat 13:00’te kampüsteki bir amfide toplanan öğrenciler, Nebolus proje ekibi tarafından karşılandı ve istasyonların içeriği açıklanmadan rallinin gidişatı bir kez daha sunuldu. Girişte tüm öğrencilere, diğer şeylerin yanı sıra bir grup numarasının not edildiği sözde miting kartları verildi. Bu şekilde yaklaşık 100 miting katılımcısı her biri 3-5 kişiden oluşan küçük gruplara rastgele bölünmüştür.

Her biri istasyonlara farklı rotalarla giden toplam 25 civarında küçük grup oluşturuldu. Bu, aynı anda çok sayıda grubun aynı istasyonu ziyaret etmesini önlemek için gerekliydi, bu da istasyonlarda uzun bekleme sürelerine neden olabilirdi. Amfide yapılan 20 dakikalık brifingin ardından miting katılımcıları kendilerine tahsis edilen gruplarla birlikte mitinge başladılar.

Uzman merkezlerdeki personel, Emma ve Lara’nın hikayesine önceden aşina olmuş ve etkileşim sırasında tekrar tekrar bu hikayeye atıfta bulunmuş, böylece çerçeve hikaye ile sahadaki faaliyetler arasında kopukluklar yaşanması önlenmiştir. Etkileşimleri tamamladıktan veya gözetimsiz istasyonları bulduktan sonra, katılımcılar taranacak QR kodunu aldılar ve Emma’dan bir sonraki mesajın kilidini açabildiler. 15. istasyonun tamamlanmasıyla her grup için ralli sona erdi. Bu, küçük grupların mitingi bağımsız olarak yürütüp tamamladıkları, dolayısıyla ortak bir final toplantısı yapılmadığı anlamına gelmektedir. Miting katılımcılarına ve uzman merkezlere mitingin en geç saat 17:00’de sona ereceği önceden bildirilmiştir. Ancak, kampüsteki istasyonların birbirine yakın olması nedeniyle, tüm gruplar mitingi mevcut süre içinde tamamlayabilmiştir. Küçük grupların çoğunluğu saat 16:00 civarında mitingi tamamlamıştı.

• Nebolus proje ekibinin miting gününe ilişkin izlenimleri büyük ölçüde olumluydu. Öğrencilerin büyük bir kısmı ralliyi eksiksiz olarak tamamlamış ve böylece Fulda Uygulamalı Bilimler Üniversitesi’nin teklif ve yapılarına aşina olmuştur.
• Uzmanlık merkezlerindeki personel, miting katılımcılarının çok meraklı ve motive olduklarını bildirmiştir. Özellikle, tekliflerin bu kadar kısa bir süre içerisinde çok sayıda öğrenciye ulaştırılabilmesi, birçok kez olumlu bir şekilde vurgulanmıştır.
• Rastgele atanan küçük gruplar istasyonlarda genellikle birlikte iyi çalışmış, bazen fikir alışverişinde bulunmuş ve görevleri ekip olarak birlikte çözmüşlerdir.
• Mitingin dönem başında sabitlenmesine ilişkin olasılıklar üniversitede tartışılmış ve tartışılmaktadır.
• Öğrencilerden gelen geri bildirimler de Nebolus uygulamasını daha da iyileştirme potansiyeli olduğunu gösterdi.
• Kampüs mitinginin bir parçası olarak, katılımcıların kampüs mitingi ve Nebolus uygulaması hakkındaki görüşleri çevrimiçi bir anket aracılığıyla toplanmıştır. Veriler halen analiz edilmekte olup zamanı geldiğinde buraya dahil edilecektir.