Nebolus Fulda Uygulamalı Bilimler Üniversitesi
Fulda Uygulamalı Bilimler Üniversitesi’nde Nebolus Rallisi
Öğrenci Emma üç gündür kayıp. En yakın arkadaşı ve öğrenci arkadaşı Lara bile onun nerede olduğunu ya da başına ne geldiğini bilmemektedir. Emma birkaç etkinliğe katılmamıştır ve lisans programından Pia ve Jasper onun nerede ve nasıl olduğunu bilmemektedir. Lara, Emma için endişelenir ve onu bulmak için yardım ister. Bu, 17 Ekim 2023 tarihinde Fulda Uygulamalı Bilimler Üniversitesi Sağlık Bilimleri Fakültesi’nden yaklaşık 100 birinci dönem öğrencisinin Emma’yı arayışlarında üniversitenin danışmanlık ve destek hizmetleriyle tanıştıkları başlangıç noktasıydı. Üç buçuk saat süren miting boyunca miting katılımcıları üniversite kampüsü ve çevresindeki 15 istasyonu ziyaret etti.
SAĞLIK KONUSU
Ruh sağlığı, çalışmaya özgü stres ve baskı durumları
AYAR
Fulda Uygulamalı Bilimler Üniversitesi
RALLİ ORGANİZASYONU
Nebolus proje ekibi
SORUMLU
Nebolus proje ekibi
ZAMAN UZAY
Ekim 2023
İLETİŞİM
Mitinge ilişkin içgörüler
Hangi kuruluşlar yer aldı?
Rallideki 15 istasyondan 11’i üniversitenin uzman bölümleri tarafından sunuluyor ve öğrencilere açık. Ayrıca 4 istasyon da kampüs içinde veya çevresinde halka açık yerlere yerleştirilmiştir. Mitingin bir parçası olarak çalışanlar aşağıdaki uzmanlık merkezlerinin sunduğu hizmetler hakkında bilgi edinebildiler: Kendi kendine çalışma merkezi, StuKo ofisi/projeMoBeS, yazı atölyesi, kantin, öğrenciler için psikososyal danışmanlık, üniversite sporları, merkezi öğrenci danışmanlık hizmeti. Uzman bölümler, birinci dönem öğrencileriyle etkileşim için, Emma’nın kayboluş hikayesine gömülü tekliflerini iletebilecekleri farklı program noktalarını önceden düşünmüşlerdir. Bu sayede miting katılımcıları ilgili istasyonlardaki çalışanlarla rahat bir ortamda sosyalleşebilmiştir.
Buna ek olarak, mitingde personel gözetimi olmaksızın istasyonlar da ziyaret edilmiş, böylece öğrencilerin potansiyel temas noktaları olarak bunlardan haberdar olmaları sağlanmıştır. Bunlar Studierendenwerk Gießen, Engelli/Kronik Hastalığı Olan Öğrenciler için Danışma Merkezi ve Aile Ofisi idi. Nebolus ekibinin kendisi de sağlık okuryazarlığı, egzersiz ve araştırma konularına odaklanan dört istasyonu daha denetledi.
İstasyonlara genel bakış
- Üniversite sporları
- Kendi kendine çalışma merkezi
- Psikososyal danışmanlık
- Yazı atölyesi
- StuKo ofis / MoBeS projesi,
- Kantin
- Merkezi Öğrenci Danışma Servisi
- Giessen Öğrenci Birliği
- Kütüphane
- Aile ofisi
- Engelli / kronik bir hastalıkla eğitim görmek
- Salon 8
- Spor sahası
- Basketbol sahası
Hazırlıklar nasıl gitti?
Fulda Uygulamalı Bilimler Üniversitesi’ndeki Nebolus proje ekibi rallinin organizasyonunu üstlendi. Ralli gününden yaklaşık üç ay önce, ekip içinde ralli için ilk fikir alışverişleri yapıldı. Miting gününden iki ay önce planlara son şekli verildi ve üniversitenin potansiyel katılımcı bölümleriyle temas kuruldu. Daha sonra planlamanın ilerleyen aşamaları hakkında kendileriyle iletişim kurulmuş ve katılımcı uzman departmanlarla çevrimiçi olarak gerçekleştirilen üç planlama toplantısı düzenlenmiştir. Münferit uzmanlık bölümlerinin miting günü çalışanlar tarafından doldurulup doldurulamayacağı veya istasyonun kişisel etkileşim olmaksızın planlanıp planlanmayacağı önceden netleştirilmiştir.
İçerikle ilgili tüm koordinasyon çevrimiçi toplantılarda gerçekleşti: Hem Emma ve Lara hakkındaki hikayenin içeriği hem de bireysel istasyonlarda öğrencilerle etkileşimler tartışıldı. Bu toplantılar için proje ekibi, uzman birimlerin çalışanlarına beyin fırtınası için çeşitli materyaller sağlamıştır (bu materyaller talep üzerine tüm Nebolus Rallisi organizatörlerine sunulmaktadır). İlgili paydaşlar bir sonraki toplantıya kadar bu belgeler üzerinde çalışabilmiş ve daha sonra bunları proje ekibi ve diğer uzman merkezlerle paylaşıp tartışabilmişlerdir. Fulda Uygulamalı Bilimler Üniversitesi’nden proje ekibi, planlama süreci boyunca ralli günü istasyonları denetleyecek olan uzman departmanların çalışanlarına danışmanlık yapmak üzere hazır bulundu. Uzmanlık merkezlerinde planlanan etkileşimlere dayanarak, “Kayıp Kız” hikaye şablonunun sesli mesajları daha sonra uyarlanabilir. Rallinin başlamasından bir hafta önce yapılan son toplantıda, ralli gününün son organizasyon detayları ve cevaplanmamış sorular tartışıldı.
Miting katılımcılarına nasıl hitap edildi?
Kampüs mitingi için Sağlık Bilimleri Fakültesi birinci dönem öğrencileriyle e-posta yoluyla iletişime geçilmiştir. Miting, kampüs mitinginin programın başka bir bölümüyle aynı anda sunulduğu intibak haftasının bir parçası olarak gerçekleşti. Bu nedenle, bölümdeki tüm birinci dönem öğrencileri iki program öğesinden birine katılmak üzere rastgele dağıtılmıştır. Bir başka e-postada, öğrencilere tahsisatları ve ilgili program öğesinin ayrıntıları hakkında bilgi verildi. Kampüs mitingine tahsis edilen ancak mitinge katılamayan öğrencilerden proje ekibine e-posta göndererek kayıtlarını sildirmeleri istenmiştir. Öğrencilerle e-posta yoluyla kurulan iletişim sırasında Nebolus konsepti kabaca özetlenmiş ve öğrencilerden miting gününden önce Nebolus uygulamasını indirmeleri ve kampüs mitingi için miting kodunu girmeleri istenmiştir.
Farkına varma süreci nasıl geçti?
17 Ekim 2023 günü saat 13:00’te kampüsteki bir amfide toplanan öğrenciler, Nebolus proje ekibi tarafından karşılandı ve istasyonların içeriği açıklanmadan rallinin gidişatı bir kez daha sunuldu. Girişte tüm öğrencilere, diğer şeylerin yanı sıra bir grup numarasının not edildiği sözde miting kartları verildi. Bu şekilde yaklaşık 100 miting katılımcısı her biri 3-5 kişiden oluşan küçük gruplara rastgele bölünmüştür.
Her biri istasyonlara farklı rotalarla giden toplam 25 civarında küçük grup oluşturuldu. Bu, aynı anda çok sayıda grubun aynı istasyonu ziyaret etmesini önlemek için gerekliydi, bu da istasyonlarda uzun bekleme sürelerine neden olabilirdi. Amfide yapılan 20 dakikalık brifingin ardından miting katılımcıları kendilerine tahsis edilen gruplarla birlikte mitinge başladılar.
Uzman merkezlerdeki personel, Emma ve Lara’nın hikayesine önceden aşina olmuş ve etkileşim sırasında tekrar tekrar bu hikayeye atıfta bulunmuş, böylece çerçeve hikaye ile sahadaki faaliyetler arasında kopukluklar yaşanması önlenmiştir. Etkileşimleri tamamladıktan veya gözetimsiz istasyonları bulduktan sonra, katılımcılar taranacak QR kodunu aldılar ve Emma’dan bir sonraki mesajın kilidini açabildiler. 15. istasyonun tamamlanmasıyla her grup için ralli sona erdi. Bu, küçük grupların mitingi bağımsız olarak yürütüp tamamladıkları, dolayısıyla ortak bir final toplantısı yapılmadığı anlamına gelmektedir. Miting katılımcılarına ve uzman merkezlere mitingin en geç saat 17:00’de sona ereceği önceden bildirilmiştir. Ancak, kampüsteki istasyonların birbirine yakın olması nedeniyle, tüm gruplar mitingi mevcut süre içinde tamamlayabilmiştir. Küçük grupların çoğunluğu saat 16:00 civarında mitingi tamamlamıştı.
Geri bildirimler nasıldı?
- Nebolus proje ekibinin miting gününe ilişkin izlenimleri büyük ölçüde olumluydu. Öğrencilerin büyük bir kısmı ralliyi eksiksiz olarak tamamlamış ve böylece Fulda Uygulamalı Bilimler Üniversitesi’nin teklif ve yapılarına aşina olmuştur.
- Uzmanlık merkezlerindeki personel, miting katılımcılarının çok meraklı ve motive olduklarını bildirmiştir. Özellikle, tekliflerin bu kadar kısa bir süre içerisinde çok sayıda öğrenciye ulaştırılabilmesi, birçok kez olumlu bir şekilde vurgulanmıştır.
- Rastgele atanan küçük gruplar istasyonlarda genellikle birlikte iyi çalışmış, bazen fikir alışverişinde bulunmuş ve görevleri ekip olarak birlikte çözmüşlerdir.
- Mitingin dönem başında sabitlenmesine ilişkin olasılıklar üniversitede tartışılmış ve tartışılmaktadır.
- Öğrencilerden gelen geri bildirimler de Nebolus uygulamasını daha da iyileştirme potansiyeli olduğunu gösterdi.
- Kampüs mitinginin bir parçası olarak, katılımcıların kampüs mitingi ve Nebolus uygulaması hakkındaki görüşleri çevrimiçi bir anket aracılığıyla toplanmıştır. Veriler halen analiz edilmekte olup zamanı geldiğinde buraya dahil edilecektir.